Gli Archivi d’Impresa negli Stati Uniti di Elizabeth W. Adkins e Ken Wirth

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Introduzione
Status giuridico degli archivi privati e d’impresa
Relazioni tra gli Archivi e le gestioni dei documenti
Istituzioni
Associazioni Nazionali di Archivi d’Impresa
Formazione degli Archivisti d’Impresa
Aiuti on-line per la ricerca sugli archivi d’impresa
Riviste e letteratura

Introduzione

I programmi attinenti agli archivi d’impresa negli Stati Uniti, in generale, ricevono supporto dalle società che creano i documenti e/o dalle istituzioni in cui sono conservati. Un supporto governativo a livello nazionale o statale per programmi di archivi d’imprese private (con fini di lucro) non esiste; d’altro canto sovvenzioni e altri supporti sono disponibili per istituzioni senza scopo di lucro e per università che conservano al loro interno raccolte di documenti d’impresa.

Status giuridico degli archivi privati e d’impresa

Archivi Nazionali
In generale negli Stati Uniti non c’è una legislazione, un supporto o un incentivo governativo per le aziende che le obblighi a conservare i loro documenti in un archivio.
Poche entità governative federali hanno creato dei programmi che possano fornire assistenza ai depositi pubblici che raccolgono documenti aziendali (ma non a programmi archivistici all’interno delle aziende, poiché non assegnano fondi ad imprese con scopo di lucro). Tra gli enti finanziatori vi sono il National Historical Publications and Records Commission, (la Commissione nazionale per le pubblicazioni e i documenti storici), - NHPRC, un’agenzia all’interno del National Archives and Records Administration, (l’Amministrazione nazionale degli archivi e dei documenti) - e il National Endowment for the Humanities (Fondo di assegnazione nazionale per le scienze umanistiche). In ogni caso, la competizione per ottenere questi finanziamenti è piuttosto feroce, e le agenzie di finanziamento spesso desiderano che le società che depositano i documenti finanzino anche gli oneri nella conservazione, cosa che solitamente le imprese sono riluttanti a fare.

Vi sono pochi incentivi finanziari – governativi o di altro tipo – rivolti alle aziende per persuaderle a conservare i loro documenti archivistici. Un tempo alle imprese era permesso ottenere una deduzione dalle tasse pari al valore dei documenti che donavano a depositi archivistici pubblici, ma un cambiamento nella legge negli anni settanta ha essenzialmente eliminato questa possibilità. Di conseguenza le aziende che decidono di conservare i loro documenti storici, o mantenendo un programma archivistico gestito internamente dalla società o depositando i loro documenti in archivi pubblici, lo fanno motivati da altri fattori.

Nella maggior parte dei casi, le aziende creano degli archivi per capitalizzare i vantaggi strategici competitivi che si possono realizzare sfruttando il loro patrimonio e la storia del loro marchio. In molti casi sono coscienti del loro ruolo nella società, negli affari e nella realtà industriale e si sentono in dovere di conservare e (a volte) di condividere questa eredità con gli altri. Talvolta, sono motivati da un desiderio di servire le comunità nelle quali svolgono la loro attività, avendo realizzato quale sia il loro impatto sull’economia locale e sul tenore di vita.

Archivi di Stato
Un’opportunità importante per i programmi di finanziamento e sovvenzione passa attraverso gli State Historical Records Advisory Boards (SHRABs, Comitati consultivi dei documenti storici statali) che sono fondati dall’NHPRC. L’NHPRC fornisce finanziamenti ai SHRABs (come parte di un programma di finanziamento complessivo). Questi ultimi, poi, decidono come utilizzare il denaro. Alcuni SHRABs hanno utilizzato i finanziamenti per la conservazione e l’accesso a documenti d’impresa archiviati in depositi pubblici. In ogni caso questa è solo una minima parte di ciò che fanno e per molti SHRABs non rappresenta una priorità.

Una ricerca su Internet ha fornito alcune informazioni sui vari SHRABs: mentre i comitati devono essere creati per statuto, gli SHRABs non possiedono alcuna autorità legale nel richiedere ad organizzazioni private di raccogliere i documenti. Al contrario, essi “cercano di identificare, conservare e garantire l’accesso ad un ampia gamma di documenti storici che includono non solo quelli creati nel settore pubblico e che documentano le attività delle agenzie statali e dei governi locali, ma anche quelli che giungono dal settore privato e che registrano le attività di individui, famiglie, organizzazioni e aziende private.” (Si veda, per esempio, http://www.state.tn.us/sos/ statelib/thrab.htm.)

La conservazione dei documenti è spesso trattata dagli SHRABs con un approccio poco innovativo. I documenti che hanno bisogno di interventi immediati e che non sono stati conservati al meglio sono quelli che maggiormente attraggono l’attenzione. Non si sa quanto dei finanziamenti dell’NHPRC sia diretto alla conservazione e alla messa a disposizione di documenti d’impresa. In ogni caso, alcuni comitati statali sono più interessati a prendersi cura dei loro documenti tra cui quelli del Minnesota (www.mnhs.org/preserve/shrab/shrab.html), del Maine (http://www.maine.gov/sos/arc/mhrab/hrabhome.htm) e del Connecticut (www.cslib.org/cshrab.htm). Questi consigli statali hanno assegnato fondi a università (oltre che ad altre organizzazioni no-profit) che stavano cercando di conservare i documenti di imprese fallite o che stavano lasciando i loro stati d’origine.

Relazioni tra gli Archivi e le gestioni dei documenti

In molte grandi imprese, i programmi di gestione dei documenti sono distinti e separati dai programmi archivistici. I programmi di gestione dei documenti si concentrano sui documenti che le imprese producono nel corso della loro esistenza, sulla conformità ai requisiti legali e operativi, come chiarificato nelle tabelle di conservazione, e su una sistemazione adeguata una volta che si sia concluso il periodo legale di conservazione (o, in alcuni casi, una conservazione continuata negli archivi per quei documenti giudicati storicamente significativi o di grande valore imprenditoriale).

Istituzioni

Depositi pubblici
Di seguito sono elencati alcuni depositi pubblici che raccolgono documenti d’impresa:

• Benson Ford Research Center, The Henry Ford – Dearborn, Michigan ( http://www.hfmgv.org/research/default.asp)
• Hagley Museum and Library – Wilmington, Delaware (http://www.hagley.lib.de.us)
• Hartman Center for Sales, Advertising & Marketing History, Duke University – Durham, North Carolina (http://scriptorium.lib.duke.edu/hartman)
• Harvard Business School, Historical Collections, Baker Library – Boston, Massachusetts (http://www.library.hbs.edu/hc)
• Minnesota Historical Society – St. Paul, Minnesota (http://www.mnhs.org/library/tips/history_topics/ librarytopics.htm)

Archivi d’impresa
E’ difficile determinare il numero di aziende che hanno programmi archivistici interni. Più di 300 società e associazioni imprenditoriali sono inserite nell’Elenco degli Archivi d’Impresa degli Stati Uniti e del Canada della Society of American Archivists (Società degli archivisti americani), ma vi e’ senza dubbio un numero maggiore di aziende con archivi di quelle elencate in questa lista.

• L’Elenco degli Archivi d’impresa degli Stati Uniti e del Canada contiene informazioni per contattare ogni archivio e, quando disponibili, informazioni riguardanti il tipo di attività svolte dalle società, incluse date, dimensioni, descrizione, condizioni di accesso e orari dei depositi.
• L’Elenco contiene una lista in ordine alfabetico di tutte le compagnie ed è indicizzata secondo il nome degli archivisti e secondo lo stato o la provincia.
•  L’Elenco è disponibile on-line all’indirizzo: http://www.hunterinformation.com/corporat.htm

Associazioni Nazionali di Archivi d’Impresa

Society of American Archivists' Business Archives Section (Sezione Archivi d’Impresa della Societa degli Archivisti Americani)

Membri e Ruolo

Pubblicazioni e Iniziative

Eventi, forum e dibattiti

Forum degli Archivi d’Impresa

Membri e Ruolo

Argomenti di discussione

Pubblicazioni

Formazione degli Archivisti d’Impresa

La Società degli Archivisti Americani offre un corso professionalizzante intitolato “Archivi d’Impresa. Creare e fondare un archivio”. Questo corso, della durata di tre giorni, organizzato annualmente, fornisce ai partecipanti una panoramica della teoria e della pratica archivistica così come viene applicata all’interno di un’impresa. Offre inoltre la possibilità di visitare alcuni archivi d’impresa.

Aiuti on-line per la ricerca sugli archivi d’impresa

Molteplici depositi di archivi d’impresa hanno pubblicato on-line dei facilitatori alla ricerca per quello che concerne le loro collezioni di documenti.

Riviste e letteratura

Non vi sono riviste dedicate esclusivamente agli archivi e ai documenti d’impresa negli Stati Uniti. Diverse associazioni professionali pubblicano riviste che periodicamente includono articoli sugli archivi d’impresa. Tra queste si ricordano:

• Società degli Archivisti Americani: The American Archivist
• Conferenza degli Archivi del Midwest: Archival Issues
• Associazione dei gestori e degli amministratori di archivi: The Information Management Journal

Negli Stati Uniti vi sono molte associazioni archivistiche regionali e organizzazioni espressamente archivistiche e molte di queste pubblicano riviste che occasionalmente si riferiscono a documenti d’impresa.
Per maggiori informazioni su queste associazioni si veda il seguente link al sito dell’SAA: http://www.archivists.org/assoc-orgs/directory/index.asp. 

L’SAA ha pubblicato un numero speciale di The American Archivist sui documenti d’impresa molti anni fa (Volume 60, Numero 1, Inverno 1997). Copie di questo numero possono essere acquistate all’ufficio dell’SAA (si veda http://www.archivists.org/catalog/index.asp). 

L’ufficio stampa dell’SAA offre due libri sul tema degli archivi e dei documenti d’impresa.